Administrar um pequeno negócio não é fácil

É preciso ter noções de gestão para conseguir empreender de forma organizada e atingir seus objetivos dentro do prazo estabelecido em seu plano de negócios 

A gestão de negócios é um tema essencial para quem para quem busca montar sua própria empresa ou assumir uma posição de liderança em uma organização. 

Mas, afinal de contas, você sabe o que é, verdadeiramente, fazer uma gestão?

A gestão de negócios é a área da administração de empresas que trata da análise, planejamento, implementação e controle de estratégias empresariais. Diferentemente do que diz o senso comum, gestão não é o mesmo que administração no mundo dos negócios.

Há, ainda, outra observação importante que deve ser feita em relação às estratégias de gestão; o porte do seu negócio influencia diretamente em seu posicionamento enquanto gestor. 

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Como o enfoque da DicasMEI está voltado para as micro e pequenas empresas, conversamos com profissional de Comunicação Tainah Veras, que tem experiência de mais de 10 anos na realização de projetos e atividades de comunicação organizacional, planejamento, produção de conteúdos e marketing. 

Continue lendo a matéria para conferir um bate-papo sobre estratégias de gestão para microempreendedores individuais, além dos riscos que rondam a trajetória empreendedora do MEI. É importante estar ciente de tudo o que vem pela frente para que você possa chegar além. 

Vamos começar a entrevista?

Quais são as particularidades administrativas da gestão de um pequeno negócio? 

Existem várias publicações que costumam trazer características comuns aos pequenos negócios como: a dificuldade de separar as contas do empreendimento das contas pessoais; a dificuldade de dividir o tempo entre as atividades operacionais, as atividades de gestão e as demais rotinas do dia a dia; a recorrência de um processo de decisões mais intuitivo, focado no curto prazo e sem um planejamento tão formalizado, entre outros pontos. Porém, apesar dessas situações ocorrerem em muitos casos, eu gosto bastante de seguir a linha de um autor chamado Olivier Torrès, que destaca que a principal especificidade de um pequeno negócio que impacta diretamente na gestão desse empreendimento é a proximidade. Proximidade entre a pessoa responsável pelo pequeno negócio e as demais pessoas que atuam no empreendimento; proximidade com os clientes, com os quais costuma ser mantido um relacionamento mais estreito; proximidade com os fornecedores e parceiros, entre outras situações. A proximidade pode tanto ser benéfica, se for aproveitada de forma consciente e estratégica para que o/a gestor(a) intensifique ações de cooperação e compartilhamento de conhecimento entre os profissionais envolvidos, faça com que as informações circulem mais rapidamente pelo negócio e consiga entender melhor as demandas dos clientes para responder mais rapidamente a elas; quanto pode prejudicar o andamento do empreendimento se a pessoa responsável pela gestão não entender que o fato de poder ser mais próxima da equipe, dos clientes, dos parceiros e dos fornecedores não significa que não seja necessário planejar as ações, ser claro na comunicação e no compartilhamento de informações, ser sensível às mudanças, necessidades e tendências do mercado de forma mais ampla, e estruturar o que será feito a médio e longo prazo.

 Apesar de lidar com negócios de pequeno porte, o microempreendedor individual deve ficar atento às estratégias de gestão para fazer o seu empreendimento prosperar. Quais estratégias você poderia citar como principais para essa categoria? 

Entendo que não existe uma “receita de bolo” universal ou uma forma de organização social perfeita. Afinal, nada que é humano é capaz de perfeição, e não existem processos sem risco. Porém, posso citar aqui alguns pilares importantes para a gestão que devem ser foco da gestão do microempreendedor individual, sendo trabalhados de acordo com as especificidades, o contexto e o repertório de cada empreendedor: 

  • A reflexão sobre o propósito do negócio, ou seja, a razão de existir que faz com que, além da obtenção de recursos financeiros, o empreendimento faça a diferença na vida das pessoas; essa reflexão é importante para deixar claro aos diferentes públicos o diferencial, a responsabilidade e o impacto do que é feito;  
  • O entendimento dos perfis de clientes que são atendidos, fazendo perguntas, pesquisas informais e formais para entender necessidades, preocupações, aspirações, comportamentos, gostos, influências, problemas, medos, obstáculos, entre outras variáveis, a fim de oferecer produtos e serviços mais assertivos.
  • Uma vez entendidos os perfis de clientes, é importante estruturar um Planejamento mínimo de Comunicação e de Marketing no qual estejam definidos basicamente: 
  • Quais são os públicos, além dos clientes, que serão abordados e como isso será feito – ex: como será o relacionamento com fornecedores? E com os parceiros? E com possíveis membros da equipe?  
  • Quais são os canais que o empreendedor utilizará para divulgar seu negócio, como será a linguagem adotada, que informações serão compartilhadas e com que periodicidade ele marcará presença nesses canais? 
  • Como será feito o monitoramento dos concorrentes, de referências, tendências e mesmo dos resultados obtidos com a comunicação? 
  • Destaco ainda a necessidade do(a) microempreendedor(a) individual ser organizado com relação às finanças, controlando as entradas e saídas de recursos, buscando, se necessário, cursos, pessoas e empresas que os auxiliem nesse e nos outros pilares.

Quais são os principais riscos relacionados à gestão de pequenos negócios? 

Como comentei, os riscos são inerentes a qualquer atividade. No caso da gestão dos pequenos negócios destaco alguns:

  • Dificuldade de equilibrar as atividades mais operacionais do negócio com as atividades de gestão, aprendizado e estratégia que são necessárias ao empreendimento; com isso, ações fundamentais como o entendimento do perfil dos clientes, da equipe e de outros públicos, a atenção às tendências, às lacunas do negócio e às mudanças do mercado, o controle das finanças, entre outras podem acabar sendo deixadas de lado; 
  • Dificuldade de separar continuamente uma parte dos recursos obtidos para realizar investimentos no negócio, e mesmo de manter uma receita recorrente todos os meses que possa ser administrada de forma estratégica; 
  • Dificuldade de gerir a proximidade já citada inerente aos pequenos negócios, e, com isso, acabar adotando posturas intuitivas, imediatistas e superficiais em excesso, ao invés de prezar pela consolidação de relacionamentos, observações e decisões mais embasadas e com foco maior no longo prazo.

O MEI tem a possibilidade de crescer e, posteriormente, tornar-se um ME. Para que ocorra essa transição, quais são os conselhos do ponto de vista administrativo?

Entendo que algumas ações podem ser úteis não só para o crescimento do negócio, que pode ou não ser um desejo do MEI, mas principalmente para a manutenção e a ampliação do impacto positivo dele no mercado:

  • Buscar de forma contínua fontes e formas de aprendizado para minimizar possíveis lacunas e dificuldades de gestão que possam existir. Existem diversas instituições, cursos online e conteúdos úteis para ajudar, por exemplo, na estruturação de ações de comunicação, na separação entre as contas pessoais e as contas do negócio, na manutenção de um capital de giro para investir no negócio entre outras vertentes;
  • Nessa mesma linha, a colaboração e a conexão são fundamentais. O MEI pode procurar projetos de extensão, Empresas Juniores e outras iniciativas das universidades que podem ser úteis para apontar ações para o dia a dia, além de buscar estabelecer parcerias com outros MEIs de forma a oferecer vendas casadas, a fazer permutas e a obter apoio mútuo; 
  • É importante estar atento às tendências e mudanças do mercado para pensar como se adequar a elas e o que oferecer de diferente aos clientes.

Sei que boa parte dos que empreendem em formato MEI o fazem por necessidade e enfrentam uma série de desafios e obstáculos. Espero que alguns dos pontos que eu apontei sejam úteis nessa jornada e que um número cada vez maior de pessoas tome consciência do protagonismo desses negócios no país e da necessidade de contribuir para o dia a dia dos que estão à frente deles. 

Tainah Veras é doutoranda e Mestre em Comunicação pela Unesp, com estudos voltados à interface entre Comunicação e Inovação; pós-graduada em Marketing e Comunicação pelo INPG, facilitadora de Aprendizagem Emergente pela Happy Melly, e graduada em Comunicação Social também pela Unesp. Atua na AUIN (Agência Unesp de Inovação) desenvolvendo atividades de comunicação e de fomento ao Empreendedorismo e à Inovação especialmente no ecossistema Universitário. Possui  experiência de mais de 10 anos na realização de projetos e atividades de comunicação organizacional, planejamento, produção de conteúdos e marketing. É professora em cursos de graduação e pós-graduação ministrando disciplinas nas áreas de Comunicação, Publicidade, Marketing, Branding e Gestão do Relacionamento.