Embora todo MEI já tenha escutado falar da importância de manter um controle de gastos da sua empresa, nem sempre é fácil saber por onde começar. O que contabilizar nesse planejamento, qual método utilizar para registrá-lo ou e até mesmo a frequência de atualização são dúvidas comuns sobre o assunto.

Para responder todas essas questões, batemos um papo com o especialista Clécio S. Steinthaler, que montou um pequeno “manual de orientação” do controle de gastos da empresa MEI. Confira e aproveite as dicas.

Qual a maneira mais eficaz de controlar o dinheiro que entra e sai de uma empresa MEI?

Clécio: Existem algumas práticas que podem ajudar a controlar o dinheiro que entra e sai de uma empresa MEI e garantir a saúde financeira do negócio.

Separe as finanças pessoais das empresariais: isso significa abrir uma conta bancária exclusiva para o negócio e usar essa conta apenas para transações comerciais.

Registre todas as transações financeiras: isso pode ser feito usando planilhas ou softwares de gestão financeira. Certifique-se de registrar todas as receitas e despesas, bem como a data, o valor e o tipo de transação.

Faça um planejamento financeiro: é importante ter um plano financeiro para o negócio, definindo objetivos e metas financeiras de curto e longo prazo. Isso ajuda a garantir que a empresa esteja sempre trabalhando em direção aos seus objetivos e evitando gastos desnecessários.

Controle o fluxo de caixa (movimentação de entrada e saída de dinheiro da empresa): isso é importante para garantir que a empresa tenha dinheiro suficiente para cobrir suas despesas e investir no crescimento. Manter um registro diário ou semanal de fluxo de caixa ajuda a manter o controle sobre as finanças.

Faça uma análise financeira: é importante analisar regularmente as finanças da empresa para avaliar o desempenho do negócio e identificar áreas que precisam de melhoria. Isso pode ajudar a tomar decisões mais informadas sobre o futuro do negócio.

Em relação à separação das finanças pessoais e do CNPJ, por que a divisão é tão importante?

Clécio: Por várias razões, tais como:

• Ajuda a evitar a mistura de despesas pessoais e empresariais, o que pode tornar mais difícil para o empresário entender a verdadeira saúde financeira da empresa;
• Permite que cada uma seja organizada e gerenciada de forma mais eficaz, o que pode ajudar a evitar erros e omissões nos registros financeiros;
• É uma exigência legal para empresas de qualquer porte, o que significa que a não observância pode resultar em problemas legais e tributários;
• Também permite que o empresário planeje seus gastos pessoais e empresariais separadamente, o que pode ajudar a evitar problemas de fluxo de caixa e garantir que as finanças de ambos sejam sustentáveis a longo prazo.

Em resumo, essa separação é essencial para garantir a clareza, organização, legalidade e sustentabilidade financeira tanto da empresa quanto do empresário.

Qual método de organização você indica para o controle financeiro? Planilhas, aplicativos, softwares?

Clécio: Não há um método de organização universalmente “melhor” para empresas MEI. Vamos examinar cada opção com mais detalhes:

Planilhas: são uma forma básica, mas eficaz, de organização financeira. Elas são acessíveis e fáceis de usar, permitindo que as empresas MEI registrem suas transações e acompanhem suas despesas e receitas ao longo do tempo. No entanto, o uso de planilhas pode ser limitado em termos de recursos de análise financeira avançada e pode exigir muito tempo para atualização manual.

Aplicativos: os aplicativos de gerenciamento financeiro são populares para organizar as finanças de uma empresa MEI. Eles podem ajudar a automatizar o rastreamento de transações e despesas, fornecer análises financeiras mais avançadas e enviar lembretes de pagamento. No entanto, muitos aplicativos exigem assinaturas mensais ou anuais e podem ter um custo adicional para recursos avançados.

Softwares: softwares de gerenciamento financeiro são uma opção mais avançada e sofisticada para organizar as finanças de uma empresa MEI. Eles podem fornecer recursos avançados de análise financeira, integração com contas bancárias e recursos de automação. No entanto, os softwares são geralmente mais caros do que planilhas e aplicativos.

Em resumo, a escolha do método de organização dependerá das necessidades específicas de cada empresa MEI. As planilhas podem ser uma boa opção para empresas menores com poucas transações financeiras, enquanto aplicativos e softwares podem ser mais adequados para empresas maiores com mais complexidade em suas finanças. O importante é que a empresa MEI escolha uma opção que atenda às suas necessidades, e que ela possa manter regularmente e atualizar com precisão.

Quais informações são essenciais na hora de montar o controle?

Clécio: É essencial registrar todas as transações financeiras que ocorrem na empresa MEI, incluindo receitas e despesas. Algumas das informações mais importantes incluem:

Data da transação: é importante para rastrear o fluxo de caixa e manter um registro cronológico preciso.

Valor da transação: deve ser registrado para manter o controle das finanças da empresa e garantir que todas as receitas e despesas sejam contabilizadas corretamente.

Tipo de transação: é importante categorizar as transações em diferentes tipos, como vendas, compras, salários, despesas operacionais, impostos, entre outros. Isso ajuda a organizar as informações financeiras da empresa e gerar relatórios mais precisos.

Forma de pagamento: a forma como a transação foi paga (se foi em dinheiro, cartão de crédito, débito, transferência bancária ou outro método) deve ser registrada. Isso ajuda a rastrear as transações e identificar tendências de pagamento.

Identificação do cliente ou fornecedor: se a transação envolver um cliente ou fornecedor específico, é importante identificá-lo para manter um registro de seus clientes e fornecedores, e garantir que as informações de contato estejam atualizadas.

Esse monitoramento deve ser atualizado com que frequência?

Clécio: Regularmente, de preferência todo dia ou semanalmente, para garantir que as informações financeiras estejam sempre atualizadas. Isso ajuda a manter um controle mais preciso do fluxo de caixa e das despesas e receitas da empresa.

Além disso, a atualização regular ajuda a identificar rapidamente quaisquer problemas financeiros antes que eles se tornem grandes problemas. Também ajuda a empresa a
tomar decisões financeiras informadas com base em informações financeiras atualizadas e
precisas.

No entanto, essa frequência de atualização pode variar dependendo do tamanho da empresa, do seu número de transações financeiras e da complexidade de suas finanças.

Como saber se a saúde financeira de uma empresa vai bem?

Clécio: A saúde financeira de uma empresa pode ser avaliada através de vários indicadores financeiros que fornecem informações valiosas sobre a situação da empresa. Aqui estão alguns deles:

Fluxo de caixa: é um indicador essencial da saúde financeira de uma empresa, pois reflete a quantidade de dinheiro que a empresa tem disponível para pagar suas despesas e investir em seu crescimento. Um fluxo de caixa positivo significa que a empresa tem mais dinheiro entrando do que saindo e pode investir em suas operações e pagar suas dívidas.

Margem de lucro: é a porcentagem de lucro que a empresa obtém em relação às suas vendas. Uma margem de lucro saudável indica que a empresa está operando eficientemente e gerando lucros consistentes.

Liquidez: é a capacidade da empresa de pagar suas dívidas de curto prazo com seus ativos de curto prazo, como dinheiro em caixa e contas a receber. Uma empresa com alta liquidez é capaz de pagar suas contas em dia e evitar problemas de fluxo de caixa.

Endividamento: é a quantidade de dívida que a empresa tem em relação ao seu patrimônio líquido. Uma alta proporção de endividamento pode ser um sinal de que a empresa está com problemas financeiros e pode ter dificuldade em pagar suas dívidas.

Retorno sobre o investimento (ROI): é uma medida da eficácia da empresa em gerar lucros a partir de seus investimentos. Um ROI saudável indica que a empresa está investindo em projetos rentáveis e gerando lucros para seus acionistas.

Ao analisar esses e outros indicadores financeiros é possível avaliar a saúde financeira de uma empresa e identificar áreas que precisam de melhorias. É importante lembrar que essa avaliação não é uma ciência exata e deve ser considerada em conjunto com outras informações, como tendências do mercado e da indústria em que a empresa opera.

Clécio S. Steinthaler é Contabilista e Economista, Especialista em Metodologia da Ciência e Metodologia do Ensino Superior, e Mestre em Engenharia de Produção.
Contato: clecioss@uol.com.br