A Gestão de Processos consiste em simplificar e até eliminar atividades rotineiras que fazem parte do dia a dia da empresa, que muitas vezes custam dinheiro e atrapalham a agilidade e fluxo ideal das tarefas. É primordial conhecer profundamente o negócio e o relacionamento com clientes e fornecedores.

A Gestão de Processos tem como ponto principal o desenho do fluxo de toda a operação e o fracionamento em etapas que serão chamadas de processos.

Cada processo identificado tem que ter relevância significativa para o negócio e contribuir diretamente para geração de valor ao cliente e resultados à empresa; assim como devem ser eliminados aqueles considerados desnecessários para o fluxo ideal.

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Para um bom entendimento, podemos dividir o processo em tarefas e atividades.

Tarefas são ações que devem ser executadas em um determinado espaço de tempo, já as atividades são ações que apoiam e complementam as tarefas.

A implementação de uma boa gestão de processos tem como etapas:

  • Identificar as tarefas e atividades rotineiras de cada processo;
  • Desenhar o fluxo e dependência que uma tarefa e atividade têm da outra, dentro de cada processo;
  • Definir as ações de cada tarefa e atividade, bem como as respectivas execuções;
  • Redigir e documentar procedimentos que permitam padronizar as tarefas e atividades;
  • Criar parâmetros que permitam medir e monitorar o desempenho de cada tarefa e atividade;
  • Interpretar as informações geradas com a finalidade de proporcionar a melhoria contínua das tarefas e atividades;
  • Controlar os resultados de cada processo.

Para o MEI que comercializa produtos, podemos destacar como exemplo de processos: aquisição da matéria-prima, produção e entrega do produto final ao consumidor.

Já, para atividades de prestação de serviços, podemos destacar como exemplo de processos: plano de trabalho no cliente, treinamento da mão de obra e detalhamento dos procedimentos operacionais.

MEI, fique atento: a Gestão de Processos exige muita dedicação e compromisso para a implantação, mas com certeza, vai transformar a gestão da empresa, permitindo mais transparência nas ações, melhorias na relação de tempo e dinheiro, prevenção de erros e redução de gastos com retrabalhos, além de proporcionar melhor entendimento do negócio e diferenciação da concorrência.